RODO wciągnęło mnie na dobre i tak intensywnie, że zaniedbałam prowadzenie bloga… no cóż czasami tak się zdarza. Obiecuję poprawę i dziękuję tym, którzy zmobilizowali mnie bym powróciła do zarzuconych tematów.
Dziś odpowiemy sobie na pytanie, czy wszystkie dane osobowe zawarte na fakturze podlegają przepisom ochrony danych osobowych?
Jakie dane powinna zawierać faktura zostało określone w art. 106e ust. 1 ustawy o podatku VAT. Mamy tam wskazane m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a więc dane identyfikujące osoby, które są stronami transakcji. Mogą to być osoby fizyczne, spółki cywilne, osoby prawne lub tzw. ułomne osoby prawne, jeżeli mamy do czynienia z jednostkami nieposiadającymi osobowości prawnej, którym przyznaje się zdolność prawną, czyli zdolność do bycia podmiotem praw i obowiązków. Do ułomnych osób prawnych zalicza się przede wszystkim wszystkie handlowe spółki osobowe, tj. spółkę jawną, spółkę partnerską, spółkę komandytową i spółkę komandytowo-akcyjną. Przykładami innych podmiotów będą wspólnoty mieszkaniowe, czy stowarzyszenia.
Tutaj mamy sytuację dość prostą z punktu widzenia RODO. Jeżeli podatnikiem lub nabywcą jest osoba fizyczna prowadząca działalność, spółka cywilna osób fizycznych lub nabywcą jest osobowa fizyczna to mamy do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych osób fizycznych, które podlega przepisom RODO.
Nie podlegają RODO dane osób prawnych lub posiadających osobowość prawną, będą to zatem dane na fakturze, gdzie podatnikiem i nabywcą towarów są osoby prawne i ułomne osoby prawne (wszystkie spółki prawa handlowego).
Może jeszcze, krótkie wyjaśnienie dlaczego dane osobowe spółki cywilnej osób fizycznych podlegają przepisom RODO. Spółka cywilna jest bardzo specyficznym rodzajem prowadzenia działalności gospodarczej. Spółka cywilna nie posiada osobowości prawnej ani zdolności prawnej. Jest to jedynie umowa wspólników (art. 860 Kodeksu cywilnego), zatem administratorami danych są wspólnicy tej spółki. Jeżeli wspólnikami są osoby fizyczne, to mają tutaj zastosowanie przepisy RODO.
Czy na fakturze znajdują się również inne dane niż dane wynikające z art. 106e ust. 1 ustawy o podatku VAT?
Tak może się zdarzyć i chodzi tu o dane osoby upoważnionej do wystawienia faktury. Przepis określony przez art. 106e ustawy o VAT, który wskazuje na obowiązkowe elementy faktury, nie zawiera wymogu podpisania faktury przez podatnika, który ją wystawił. Wyjątkiem jest faktura VAT RR (art. 116 ust. 2 pkt 13 ustawy o VAT), która wymaga czytelnego podpisu osoby uprawnionej do jej wystawienia lub podania imienia i nazwiska tej osoby wraz z podpisem. Prawo do wystawiania faktur ma podatnik, ale w imieniu podatnika faktury może wystawiać upoważniona przez podatnika osoba. Wskazanie danych osoby wystawiającej fakturę stanowi duże ułatwienie w identyfikacji osób zaangażowanych w proces sprzedaży i fakturowania, szczególnie w dużych firmach i stanowi pewne zabezpieczenie w przypadku konieczności ustalenia osoby odpowiedzialnej za nieprawidłowości, czy też nadużycia związane z wystawianiem faktur.
Tutaj się zaczyna się dylemat. Na pewno imię i nazwisko to dane osobowe, ale by odpowiedzieć na pytanie, czy dane te podlegają ochronie, należy rozważyć kontekst ich przetwarzania. Wiemy już, że nie podlegają ochronie RODO dane osób reprezentujących osoby prawne, w tym ułomne osoby prawne (np. członków zarządu, wspólników spółek), które są traktowane na równi z danymi osób prawnych. Osoba upoważniona do wystawienia faktury działa w imieniu podatnika, w rozważanym przypadku osoby prawnej. Można zatem przyjąć, że jej dane należy traktować podobnie jak dane osób reprezentujących osobę prawną. Zatem dane te nie będą podlegały ochronie na mocy przepisów RODO.
Można jeszcze spojrzeć na to zagadnienie z punktu widzenia zakresu danych osobowych tj.: informacji jakie niesie za sobą umieszczenie danych osoby wystawiającej fakturę – jest to tylko potwierdzenie czynność, która została wykonana, natomiast z informacje o transakcji zawarte na fakturze nie dotyczą takiej osoby. Istotą przetwarzania nie jest tutaj przetwarzanie danych osoby wystawiającej fakturę i dane te nie mają związku z celem przetwarzania.
Jeżeli spodobał Ci się mój artykuł i uznasz, że warto się nim podzielić, udostępnij go w mediach społecznościowych lub wyślij znajomemu. Wystarczy, że klikniesz przyciski poniżej. Jeżeli chcesz zostawić komentarz pod artykułem jest to równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie przeze mnie Twoich danych zawartych w formularzy komentarza. Więcej przeczytasz w polityce prywatności.